Art. 1. NOM, SIÈGE, DURÉE
1.1. Il est fondé sous le nom "CARTONS DU COEUR ROMANDIE" une Fédération dotée de la personnalité juridique conformément aux articles 921 à 925 du Code des Obligations suisse (CO).
1.2. La Fédération est régie par les présents statuts ainsi que par les dispositions légales en vigueur.
1.3. Le siège de la Fédération est fixé par l'Assemblée des délégués.
Actuellement, il est établi à Route de Lausanne 10, 1037 Etagnières.
1.4. La durée de la Fédération est illimitée.
1.5. La Fédération est indépendante et neutre sur les plans politiques et confessionnels.
1.6. Elle n’a aucun but lucratif.
Art. 2. BUT
2.1. Les objectifs premiers des Cartons du Cœur Romandie sont de protéger son logo, de collecter des fonds de toutes sortes, et de promouvoir sa représentativité dans les médias.
2.2. Son objectif secondaire est d'accroître sa visibilité auprès des pouvoirs politiques, des commerces et des entreprises, ainsi que de définir les territoires d’activité de chaque antenne.
2.3. Elle coordonne les antennes des Cartons du Cœur et agit comme centrale d’achat pour l’ensemble de la Fédération.
Art. 3. MEMBRES
3.1. Les Cartons du Cœur Romandie sont composés d'antennes de Cartons du Cœur, dont au moins trois doivent avoir la forme d'une association, au sens des articles 60 et suivants du Code civil suisse.
3.2. Toute nouvelle antenne souhaitant rejoindre la Fédération doit soumettre une demande à l'Assemblée des délégués.
3.3. Seules les antennes implantées en Suisse Romande sont éligibles pour devenir membres.
3.4. Le statut de membre peut prendre fin en cas de démission, d’exclusion ou de dissolution de l’antenne. Les motifs d’exclusion sont en rapport direct avec les articles 3.6 et 3.8.
3.5. Chaque antenne a droit à une voix à l'Assemblée des délégués.
3.6. Si une antenne déjà membre ne remplit pas ses obligations, elle sera exclue de facto de notre Fédération en tant que membre. Un délai de 3 mois lui sera accordé pour se mettre en conformité avec l’ensemble de l’article 4.
3.7. L’utilisation du nom et du logo « Cartons du Cœur » pourra être interdite à toute antenne membre ou non-membre qui ne respecte pas un des articles 4.4 à 4.17.
3.8. Si une antenne membre porte préjudice aux « Cartons du Cœur Romandie », elle sera exclue par le comité. Elle pourra recourir contre cette décision auprès de l'Assemblée des délégués pour autant qu’elle puisse prouver qu’elle respecte totalement l’article 4.
3.9. Chaque antenne demeure autonome en ce qui concerne son organisation et son mode d’activité, à condition que cela ne soit pas en conflit avec les dispositions de l’article 4. Pendant les collectes de marchandise et de fonds, les antennes sont autorisées à coopérer avec des entreprises, des associations ou des clubs de service, à condition que leur engagement et leur désignation soient conformes à l’esprit de la charte des « Cartons du Cœur Romandie».
3.10. Chaque antenne membre pourra être tenue de payer une cotisation dont le montant estfixé par l’Assemblée des délégués.
Art. 4. OBLIGATION D’UNE ANTENNE PARTENAIRE
4.1. Les antennes partenaires doivent avoir des statuts conformes aux normes d’exonération fiscale en vigueur, qui doivent être validés par « Les Cartons du Cœur Romandie ». Si nécessaire, les antennes peuvent demander l’aide des « Cartons du Cœur Romandie » pour les rédiger.
4.2. Les antennes partenaires doivent disposer d’un compte bancaire et d’une comptabilité propre à leur antenne, et doivent envoyer leurs comptes annuels au plus tard avant le mois de mai de l’année suivante. En cas de doute, « Les Cartons du Cœur Romandie » pourra demander les mouvements bancaires, cette règle ne s’applique pas si les comptes de l’antenne sont certifiés Swiss GAAP RPC 21. Swiss Les antennes partenaires doivent également fournir les comptes des trois dernières années, ainsi que les taxations définitives détaillées des impôts, si ces informations ne sont pas encore en possession des « Cartons du Cœur Romandie».
4.3. Les antennes partenaires ne doivent pas associer le nom et/ou le logo des « Cartons du Cœur » avec une autre entité pour le nom de leur association.
4.4. Les antennes partenaires doivent annoncer tout changement dans leur comité dans les deux mois qui suivent celui-ci. Elles doivent fournir le nom, prénom, adresse électronique et numéro de téléphone portable ou fixe. Cela concerne principalement les postes de président(e), secrétaire, caissier, responsable des appels des bénéficiaires ainsi que le responsable des achats.
4.5. Les antennes partenaires s’engagent à acheter leurs marchandises et bons cadeaux à la centrale des « Cartons du Cœur Romandie » à moins qu’elles ne puissent prouver qu’elles achètent la même typologie d’articles moins chère qu’à la centrale des « Cartons du Cœur Romandie ».
4.6. Les antennes partenaires doivent transmettre le nombre de livraisons aux bénéficiaires au plus tard avant le mois de mars de l’année suivante.
4.7. Les antennes partenaires doivent envoyer les dates de récolte pour l’année suivante au plus tard fin septembre de l’année en cours. Elles doivent obligatoirement participer aux récoltes aux dates transmises par « Les Cartons du Cœur Romandie ».
4.8. Les antennes partenaires doivent respecter le territoire attribué par les « Cartons du Cœur Romandie » pour les bénéficiaires et les récoltes alimentaires devant les grandes surfaces, sauf en cas d’accord avec l’antenne partenaire responsable du territoire concerné.
4.9. Les antennes partenaires doivent respecter les consignes de récolte transmises par les « Cartons du Cœur Romandie ». Elles ont l’interdiction de modifier ou de détériorer le matériel fourni par les « Cartons du Cœur ».
4.10. Les membres doivent adhérer strictement à la charte et à l’esprit des « Cartons du Cœur Romandie » et maintenir de bonnes relations avec les partenaires externes (entreprises, familles, réseaux sociaux et autres institutions) en respectant la confidentialité.
4.11. Les membres ne peuvent pas tirer profit directement ou indirectement du bénévolat.
4.12. Les membres doivent placer le bénéficiaire au centre de leur action et effectuer au moins deux distributions par an.
4.13. Les membres doivent accepter les bénéficiaires présentant les documents suivants : carte d’identité et passeport suisse, Permis B et Permis C.
4.14. Les membres ne peuvent pas refuser un bénéficiaire en raison de son statut de chômage, de bénéficiaire de l’aide sociale, de l’AI ou de l’AVS.
4.15. Les membres doivent utiliser les outils fournis par les « Cartons du Cœur Romandie » (par exemple, la création d’une adresse e-mail pour l’antenne).
4.16. Les membres doivent promouvoir la tolérance et respecter l’intégrité des personnes, quel que soit leur origine, leur religion ou leur sexe.
4.17. Les membres ne peuvent pas revendre les denrées alimentaires, ce qui est strictement interdit. Ils s’engagent à les distribuer gratuitement aux bénéficiaires dans le besoin.
Art. 5. FINANCES
5.1. Les finances des « Cartons du Cœur Romandie » sont constituées par les cotisations des antennes et les dons et legs.
5.2. Le montant de la cotisation annuelle est déterminé par l'Assemblée des délégués.
5.3. Les comptes, gérés par un caissier, sont arrêtés pour l’assemblée des délégués et soumis préalablement au contrôle de l’organe de révision.
5.4. Les ressources des « Cartons du Cœur Romandie » sont destinées à réaliser les objectifs de l’association. Le Comité a la responsabilité de décider de l’attribution des fonds disponibles.
Art. 6. ORGANES
6.1. Les organes des « Cartons du Cœur » sont :
- l'Assemblée des délégués ;
- le Comité ;
- les vérificateurs des comptes.
L'Assemblée des délégués est l'organe suprême de l’association et est composée d’un représentant de chaque antenne.
Art. 7. ASEMBLEE DES DELEGUES
7.1. L'Assemblée des délégués est l’instance décisionnel la plus haute des « Cartons du Cœur Romandie ». Elle se réunit au moins une fois par an, sur convocation. Les décisions peuvent être prises quel que soit le nombre de membres présents. Une assemblée extraordinaire peut être convoquée par le Comité ou sur demande d’un tiers des membres actifs enregistrés. La convocation doit être envoyée au moins deux semaines à l’avance.
7.2. Chaque antenne présente à l’Assemblée générale dispose d’un droit de vote. Le vote par procuration ou par correspondance n'est pas autorisé.
7.3. Un représentant peut utiliser le droit de vote de plusieurs antennes, à condition qu’il soit un membre valide des comités de ces antennes.
7.4. L'Assemblée des délégués a le pouvoir de décider de :
- L'élection du Comité, suivie de l’élection de son Président ;
- L’élection de l’organe de révision des comptes selon les normes Swiss GAAP RPC 21 ;
- L'approbation des comptes et du rapport de l’organe de contrôle ;
- La modification des statuts ;
- La dissolution des « Cartons du Cœur Romandie » avec une majorité des deux tiers des membres présents ;
- L'acceptation d’une nouvelle antenne ;
- Le montant de la cotisation.
7.5. Les votes et les élections se font à main levée, sauf si un tiers des délégués présents demande un vote secret.
7.6. L'Assemblée des délégués est l'organe de recours en cas de litige ou de décision contestée.
Art. 8. COMITE
8.1. Le Comité et son Président sont élus pour un mandat de deux ans par l’Assemblée des délégués. Pour être élu, le Comité et son Président doivent être présents physiquement lors de l’Assemblée des délégués.
8.2. Le Comité est composé d’un minimum trois membres et d’un maximum de sept membres. Les membres sont élus pour un mandat de deux ans et sont rééligibles.
8.3. Le Comité est chargé des tâches suivantes :
- représenter l’association auprès des pouvoirs publics et de la presse ;
- solliciter l’aide des pouvoirs publics pour soutenir les activités de l’association ;
- veiller à l'application des statuts de l’association ;
- gérer les biens de l’association.
8.4. Le caissier est chargé de tenir les comptes de l’association selon les normes Swiss GAAP RPC 21. Les comptes doivent être soumis chaque année à l’organe de révision des comptes.
8.5. Le Président, le secrétaire et le caissier, sont autorisés par leur signature collective à deux d’engager l’association auprès des tiers.
8.6. Les membres du Comité exercent leur mandat bénévolement, sauf remboursement de leurs frais effectifs.
8.7. Toutes nouvelles personnes éligibles souhaitant entrer au comité doit soumettre sa candidature au moins 60 jours avant la prochaine Assemblée des délégués. La candidature doit être présentée par écrit et mentionner clairement comment la personne souhaite soutenir l’association ainsi que le temps qu’elle a déjà investi et celui qu’elle investira si elle est élue. Si la personne est éligible, sa candidature sera transmise à l’ensemble des antennes membres au moins 14 jours avant l’Assemblée des délégués, accompagnée de l’avis du Comité et du comité opérationnel.
8.8. Le comité est tenu de respecter une clause de confidentialité.
8.9. Les membres du Comité doivent effectuer un minimum de 4 heures de travail par semaine à notre centrale sur une durée minimale de trois mois pour pouvoir se présenter à l’élection du Comité. Si une personne ne peut ou ne veut pas effectuer un minimum de 4 heures de travail hebdomadaire, la candidature devra être validée ou refusée par le comité opérationnel de la centrale d’Etagnières. Ce comité n’est pas associé au Comité de l’association « Cartons du Cœur Romandie ». Les membres du Comité opérationnel sont définis par le responsable opérationnel et logistique de la centrale d’Etagnières.
8.10. Le Comité doit se réunir au moins 8 fois pendant la durée de son mandat en dehors de l’Assemblée générale.
8.11. Chaque réunion de comité devra être réalisée en présence d’au moins un membre du comité opérationnel, même s’il n’a pas de droit de vote.
8.12. Si un membre du Comité est absent à plus de 25% des réunions du Comité en dehors de l’Assemblée générale, il ne sera plus éligible lors de la prochaine élection.
8.13. Abstention de vote pour des membres du comité concernés
Les membres du comité qui sont directement impliqués dans une votation ou une décision spécifique doivent s'abstenir de voter sur cette question. Cette abstention vise à assurer l'objectivité et l'intégrité du processus décisionnel.
Lorsqu'un membre du comité se trouve dans cette situation, il ne participe pas au vote, et son absence est considérée comme une abstention automatique. Les autres membres du comité conservent leur droit de vote conformément aux procédures définies dans les présents statuts.
L'abstention de vote d'un membre du comité concerné ne restreint pas sa participation aux discussions et délibérations relatives à la question en question.
Cette disposition a pour objectif de maintenir l'impartialité et l'équité dans les décisions prises par le comité. Elle vise à prévenir les conflits d'intérêts potentiels et à préserver l'intégrité de notre association.
Art. 9. VERIFICATEURS DES COMPTES
9.1. Les comptes de l’association seront établis par un fiduciaire certifié Swiss GAAP RPC 21 et seront ensuite vérifiés par un second fiduciaire certifié Swiss GAAP RPC 21.
9.2. Les Etat financier doivent être soumis chaque année à l’assemblée des déléguées et seront composés du bilan, du compte d’exploitation, d’une annexe au compte, ainsi que de la table sur les variations du capital. Celle-ci ne comprenne pas l’accès au détail de ce document, ni aux pièces comptables.
Art. 10. DIVERS
10.1. Les membres du Comité des « Cartons du Cœur Romandie » et les délégués ne seront pas tenus individuellement responsables des dettes ou des engagements de l’association.
10.2. Seul l'avoir social de l’association pourra garantir les engagements des « Cartons du Cœur Romandie ».
10.3. La demande d’un audit financier pourra être proposée par un membre avec le fiduciaire de son choix à ses frais pour auditer les comptes des « Cartons du Cœur Romandie ». Ce fiduciaire devra être capable de vérifier les comptes Swiss GAAP RPC 21 avec le même niveau de certification que celui exigé pour les fiduciaires déjà engagés. Il devra également signer un accord de non-divulgation de la liste des donateurs et transmettre son rapport légalement seulement au comité des « Cartons du Cœur Romandie ». Le rapport complet sera ensuite transmis à toutes les antennes faisant partie de l’association ainsi qu’à l’expert-comptable engagé par l’association pour garantir que les comptes ont été transmis sans aucune modification.
Art. 10. DISSOLUTION
11.1. Si les « Cartons du Cœur Romandie » devaient être dissous, les biens et la fortune éventuelle seront attribués à une institution suisse d’utilité publique exonérée d’impôts et poursuivant un but similaire à celui des Cartons du Cœur, selon la décision de l’Assemblée des délégués.
11.2. En cas de dissolution, l'Assemblée des délégués attribuera les biens des « Cartons du Cœur Romandie » et sa fortune éventuelle à une institution suisse d’utilité publique également exonérée d’impôts et poursuivant un but analogue à celui des Cartons du Cœur.
11.3. La dissolution des « Cartons du Cœur Romandie » ne peut être prise que lors d’une Assemblée des délégués, spécialement convoquée à cet effet. Et doit être adoptée à une majorité des deux tiers des membres présents.
Les présents statuts ont été adoptés à la majorité lors de l’Assemblée des délégués tenue le 23 octobre 2023 à Etagnières et entrent en vigueur à partir de cette date. Ils remplacent les statuts antérieurs du 12 septembre 1998 et toutes les modifications apportées antérieurement jusqu’au 4 septembre 2021.
